Menumbuhkan kebiasaan mendokumentasi

Budi Rahardjo
http://budi.insan.co.id
budi@indocisc.com

Salah satu kelemahan orang Indonesia adalah tidak adanya kebiasaan untuk membuat dokumentasi yang baik. Risalah pertemuan (minutes of meeting) sering tidak ada. Saya terpaksa sering menjadi juru tulis untuk pertemuan-pertemuan. Yang repot adalah kalau saya tidak datang ke pertemuan, saya tidak mengetahui apa-apa yang dibicarakan sebelumnya karena tidak ada yang membuat risalah pertemuan. Di luar negeri biasanya pada awal pertemuan rutin, risalah pertemuan sebelumnya dibacakan dahulu.

Tidak adanya kebiasaan mendokumentasi mungkin disebabkan budaya verbal? Orang Indonesia lebih suka langsung berbicara daripada menulis surat. Padahal kalau kita lihat di negara lain, ilmuwan berdiskusi dan saling berdebat dengan menggunakan surat. Semuanya terdokumentasi sehingga mudah diikuti oleh generasi-generasi selanjutnya.

Demikian pula penghargaan kepada data tidak ada sama sekali. Arsip surat-menyurat tidak ada. Bahkan ada humor bahwa dokumen Super Semar hilang. Karena tidak adanya data yang akurat, maka orang dengan mudah mendapatkan KTP. Bahkan bukan warga pun bisa mendapatkan KTP jika mau. Data-data dikumpulkan sekenanya dan tidak dikelola dengan baik.

Jika kita tidak memiliki data-data yang akurat, bagaimana kita bisa memiliki informasi yang akurat yang diinterpretasikan berdasarkan data-data? Bagaimana kita bisa memiliki pengetahuan (knowledge) jika kita tidak memiliki informasi yang akurat? Padahal, katanya jaman sekarang pengetahuan ini sangat penting.

Bagaimana cara mengubah kultur ini?

Saya sendiri mencoba untuk membiasakan membuat dokumentasi meskipun sangat jauh dari sempurna. Adanya kebiasaan ini memudahkan untuk langkah-langkah selanjutnya.